Uma planilha de controle de estoque para restaurante que funciona tem três abas e nada mais: cadastro de itens, movimentação (entrada, saída e perda) e contagem. Os campos exatos de cada uma estão abaixo, prontos para copiar no Excel ou no Google Planilhas. Monta em cerca de 20 minutos.
A maioria dos modelos que circulam por aí falha por dois motivos bem específicos, e nenhum deles é culpa do Excel. O primeiro: não separam saída por venda de saída por perda, então o desperdício some dentro do consumo normal e você nunca descobre onde o dinheiro vaza. O segundo: não têm coluna de validade com data real, só um campo de texto que ninguém preenche. Se você quer entender a lógica inteira por trás disso antes de montar o arquivo, vale ler o guia de controle de validade e estoque. Se quer o arquivo agora, siga.
Aba 1: cadastro de itens
Esta aba é escrita uma vez e revisada quando muda preço ou fornecedor. Uma linha por item, nunca por embalagem.
- Código: numeração simples, de 001 em diante. Serve para as fórmulas não dependerem de digitação de nome.
- Item: nome único e sem variação. “Queijo mussarela fatiado” e “Mussarela fatiada” viram dois itens diferentes e quebram o saldo.
- Categoria: proteína, laticínio, hortifruti, mercearia, bebida, descartável, limpeza.
- Unidade de controle: kg, litro, unidade. Controle na unidade em que você usa, não na que compra. Se compra caixa de 12 e usa unidade, cadastre unidade.
- Fornecedor principal e prazo de entrega em dias.
- Custo unitário: última compra, na unidade de controle.
- Estoque mínimo: consumo médio diário multiplicado pelo prazo de entrega, mais uma folga. Este é o campo que dispara a compra antes de faltar, e a lógica para calibrar os pontos de reposição está detalhada no artigo sobre estoque mínimo e máximo.
- Classe ABC: A para os poucos itens que concentram a maior parte do valor do estoque, B para os intermediários, C para o resto. Você vai contar os A toda semana e os C uma vez por mês.
- Local: câmara fria, freezer 1, seco, bar.
Aba 2: movimentação, com entrada, saída e perda separadas
Esta é a aba que a equipe alimenta todo dia. Uma linha por evento. Nunca apague linha, só acrescente.
- Data
- Código do item
- Tipo: lista suspensa com quatro opções fixas, Entrada, Saída, Perda e Ajuste. Sem digitação livre.
- Quantidade, na unidade de controle
- Custo unitário daquela movimentação
- Lote ou nota fiscal
- Validade, em formato de data, preenchida no recebimento e no fracionamento
- Responsável
- Motivo, obrigatório quando o tipo é Perda: vencimento, quebra, erro de preparo, devolução de cliente, sobra de balcão
A coluna Motivo é o campo mais rentável da planilha inteira. Em duas semanas ela te diz se você perde por comprar demais, por armazenar mal ou por errar porção, e cada um desses problemas tem solução diferente. Sem ela, tudo vira “desperdício” e nada vira decisão.
Aba 3: contagem
Uma linha por item por contagem, com data, saldo teórico (puxado por fórmula), contagem física (digitada na mão), diferença e valor da diferença. A diferença é o número que interessa: ela mede o tamanho do que a planilha não está vendo. Se o saldo teórico nunca bate, o problema não é a contagem, é a falta de baixa no dia a dia, e a saída costuma ser migrar para inventário perpétuo em vez de contar tudo só no fim do mês.
As fórmulas que fazem a planilha trabalhar sozinha
Todas funcionam igual no Excel em português e no Google Planilhas. Considere a aba de movimentação nomeada como Movimentacao, com o código do item na coluna B, o tipo na C, a quantidade na D e a validade na G.
| O que você quer saber | Fórmula |
|---|---|
| Saldo atual do item | =SOMASES(Movimentacao!D:D;Movimentacao!B:B;$A2;Movimentacao!C:C;”Entrada”)-SOMASES(Movimentacao!D:D;Movimentacao!B:B;$A2;Movimentacao!C:C;”Saída”)-SOMASES(Movimentacao!D:D;Movimentacao!B:B;$A2;Movimentacao!C:C;”Perda”)+SOMASES(Movimentacao!D:D;Movimentacao!B:B;$A2;Movimentacao!C:C;”Ajuste”) |
| Preciso comprar? | =SE(saldo<=estoque_minimo;”COMPRAR”;”OK”) |
| Quantos dias faltam para vencer | =G2-HOJE() |
| Semáforo de validade | =SE(G2-HOJE()<0;”VENCIDO”;SE(G2-HOJE()<=2;”USAR HOJE”;”OK”)) |
| Quanto vale o estoque parado | =saldo*custo_unitario |
| Perda em reais do item no período | =SOMASES(Movimentacao!D:D;Movimentacao!B:B;$A2;Movimentacao!C:C;”Perda”)*custo_unitario |
Repare que o Ajuste entra somando no saldo. Lance a quantidade com sinal positivo quando a contagem física vier acima do teórico e com sinal negativo quando vier abaixo, senão a correção da contagem nunca chega ao saldo e a diferença reaparece no mês seguinte.
Aplique formatação condicional na coluna do semáforo, vermelho para VENCIDO, amarelo para USAR HOJE. É o mais perto que uma planilha chega de um alerta, e resolve a maior parte dos casos em operação de uma unidade só.
A coluna de validade é a única que tem lei em cima
Aqui a planilha deixa de ser gestão e vira exigência sanitária. A RDC 216/2004 da ANVISA, que vale em todo o país, determina no item 4.8.6 que matéria-prima aberta e não usada por inteiro seja identificada com designação do produto, data de fracionamento e prazo de validade após a abertura. O item 4.8.18 estende a mesma regra ao alimento preparado que vai para geladeira ou freezer: designação, data de preparo e prazo de validade no invólucro, com a temperatura de armazenamento monitorada e registrada.
Traduzindo para a planilha: a data que você digita na coluna Validade tem que ser a mesma que está na etiqueta do pote. Se divergirem, a fiscalização acredita na etiqueta.
Os prazos, porém, dependem de onde o restaurante fica. A regra federal e a regra paulista não são iguais, e São Paulo acabou de mudar a sua.
| Situação | ANVISA, RDC 216/2004 (todo o Brasil) | São Paulo, Portaria CVS 3/2026 (a partir de 04/10/2026) |
|---|---|---|
| Cocção, temperatura mínima no centro do alimento | 70 °C | 75 °C |
| Alimento preparado sob refrigeração a 4 °C ou menos | até 5 dias | até 3 dias após a cocção |
| Pescado após cocção, a 2 °C ou menos | não especifica prazo próprio | 1 dia |
| Carnes cruas manipuladas, a 4 °C ou menos | não especifica prazo próprio | 3 dias |
| Frutas e verduras higienizadas, a 5 °C ou menos | não especifica prazo próprio | 3 dias |
| Congelados, prazo por faixa de temperatura | exige congelamento a 18 °C negativos ou menos, sem prazo próprio | 10 dias de 0 a 5 negativos, 20 dias de 6 a 10 negativos, 30 dias de 11 a 18 negativos e 90 dias abaixo de 18 negativos |
| Resfriamento após cocção | de 60 °C para 10 °C em até 2 horas | mesmo critério, de 60 °C para 10 °C em até 2 horas |
A Portaria CVS nº 3 foi assinada em 3 de julho de 2026 e publicada no Diário Oficial do Estado de São Paulo em 6 de julho. O artigo 3º dá vigência de 90 dias contados da publicação, o que cai em 4 de outubro de 2026, mesma data em que a antiga CVS 5/2013 é revogada. Os prazos da tabela acima estão no artigo 44, a temperatura de cocção no artigo 59 e o resfriamento no artigo 67. A Associação Nacional de Restaurantes resumiu as mudanças, incluindo a subida da temperatura de cocção de 74 °C para 75 °C. Se o seu restaurante fica fora de São Paulo, verifique a norma da vigilância estadual ou municipal da sua cidade: vários estados têm tabela própria, e ela prevalece sobre o prazo genérico de 5 dias quando é mais restritiva.
Duas consequências práticas para quem está montando o arquivo. Primeira: um mesmo item pode ter dois prazos, o do fabricante na embalagem fechada e o legal depois de aberta ou preparada. Registre o menor dos dois. Segunda: com prazos curtos, a ordem de saída importa mais do que a ordem de entrada, que é toda a diferença entre FIFO e FEFO. Para transformar isso em rotina de conferência na cozinha, os modelos de checklist de APPCC e segurança de alimentos já trazem os pontos de temperatura e rotulagem organizados por etapa.
No fim do mês, a planilha existe para calcular o CMV
Controle de estoque sem cálculo de custo é arrumação de prateleira. O número que justifica o trabalho é o Custo de Mercadoria Vendida, e a fórmula sai direto das três abas: CMV = estoque inicial + compras, menos estoque final. Em percentual, CMV dividido pelo faturamento, vezes 100.
A cartilha de CMV da ABRASEL publicada em janeiro de 2026 traz as faixas de referência por categoria, o que é útil porque um CMV de 30% pode ser ótimo na cozinha e péssimo no destilado.
| Categoria | Faixa de CMV de referência (ABRASEL) |
|---|---|
| Pratos, cozinha | 25% a 40% |
| Bebidas não alcoólicas | 10% a 30% |
| Vinhos | 30% a 50% |
| Chope e cervejas | 30% a 35% |
| Destilados | 10% a 20% |
A mesma cartilha traz uma régua simples: CMV somado à mão de obra não deve passar de 65% da receita bruta. Acima disso, a operação entra em zona de risco. E lista a falta de inventário entre os maiores vilões do indicador, resumindo em uma linha o motivo desta planilha existir: sem inventário, não existe CMV confiável, só suposição. Se o seu bar tem peso relevante no faturamento, as faixas de bebida merecem controle separado, com contagem própria de garrafa aberta, assunto do artigo sobre controle de estoque de bebidas. Para comparar o CMV teórico das suas fichas técnicas com o real que sai da planilha, a calculadora de CMV faz a conta com os dados que você já tem em mãos.
A rotina que mantém o arquivo vivo
Planilha não morre por falta de fórmula, morre por falta de horário fixo. A rotina mínima que sustenta o arquivo:
- No recebimento: conferir nota, pesar o que é vendido por peso, lançar a entrada com validade e lote antes de guardar. Mercadoria guardada sem lançamento não volta a ser lançada.
- Todo dia, no fechamento: lançar as perdas do turno com motivo. Leva menos de cinco minutos e é o dado que mais rende.
- Uma vez por semana: contar os itens classe A, comparar com o saldo teórico e lançar o ajuste. Poucos itens, contagem rápida.
- Uma vez por mês: contagem geral, fechamento do CMV e revisão dos custos unitários que mudaram.
- Uma pessoa responsável por aba. Arquivo compartilhado sem dono vira arquivo desatualizado.
Se a demanda da sua casa oscila muito entre alta e baixa temporada, o estoque mínimo precisa ser recalculado a cada virada de estação, e não uma vez por ano, como mostra o material sobre controle de estoque sazonal.
Onde o Excel para de servir
A planilha resolve bem uma unidade, com uma pessoa responsável e conferência diária. Ela deixa de servir em três situações concretas, e vale reconhecer o ponto em vez de insistir:
- Duas ou mais unidades, quando cada uma mantém sua versão do arquivo e a consolidação passa a ser feita na mão.
- Alerta que precisa chegar em alguém. A fórmula pinta a célula de vermelho, mas alguém precisa abrir o arquivo para ver. Validade vencida é um problema que aparece na conferência, não na abertura de uma planilha.
- Prova de que a conferência aconteceu. A RDC 216 pede registro de monitoramento de temperatura, e planilha aberta em computador compartilhado não registra quem conferiu nem a que horas.
Nesses casos, a conversa muda de arquivo para processo, com contagem por celular e histórico por responsável, caminho descrito nos artigos sobre inventário de estoque por aplicativo e gestão de validade em app.
Escolhas que aparecem quando o arquivo começa a rodar
Excel ou Google Planilhas?
Google Planilhas, se mais de uma pessoa vai lançar movimentação. Todas as fórmulas acima funcionam igual e você elimina o problema de versão duplicada, que é o jeito mais comum de uma planilha de estoque morrer. Excel local só compensa quando uma única pessoa mexe no arquivo.
Meu saldo teórico nunca bate com a contagem. Está errado?
Diferença pequena e constante é normal, principalmente em itens vendidos por peso. O que não é normal é diferença grande e sempre no mesmo item: isso aponta para falta de baixa, porção fora do padrão ou desvio. Comece pelos itens classe A, que respondem pela maior parte do valor, e compare a diferença em reais, não em quilos.
A planilha substitui a etiqueta de validade no pote?
Não. A identificação exigida pela RDC 216 é física, no invólucro do alimento, com designação, data e prazo. A planilha é controle gerencial e não vale como registro sanitário no lugar da etiqueta.
Preciso contar o estoque inteiro todo dia?
Não. Contagem diária completa cansa a equipe e é abandonada em duas semanas. O padrão que se sustenta é classe A por semana, contagem geral por mês, e lançamento de perda todo dia. É a perda diária, não a contagem, que segura o CMV.
Da planilha para a rotina
Monte o arquivo com os campos acima e ele vai te dar visibilidade real por alguns meses. Quando a limitação aparecer, e ela aparece na segunda unidade ou na primeira visita da vigilância pedindo registro de conferência, o problema já não é a ferramenta de cálculo: é a rotina de checagem que precisa ter dono, horário e histórico.
O Koncluí transforma essas conferências em checklists no celular da equipe, com registro de quem fez, quando fez e alerta do que está prestes a vencer. Comece calculando o CMV atual da sua operação e veja quanto da sua margem está indo embora pela coluna de perdas.